Datamigratie: de meest onderschatte succesfactor bij CRM-projecten

Datamigratie: de meest onderschatte succesfactor bij CRM-projecten

Elk softwareproject staat of valt met een aantal succesfactoren. Datamigratie is er één van. Helaas krijgt datamigratie niet altijd de cruciale aandacht (én resources) die het verdient. Met alle gevolgen vandien.

Als u verhuist, dan gaat ook (een deel van) uw inboedel mee. Veel mensen grijpen zo’n verhuis aan als de uitgelezen kans om grote schoonmaak te houden. Wat hebben ze écht nodig? Wat wordt overbodig? Wat past, of past niet in de nieuwe plek? Wat heeft nog een functie, en wat niet? 


Bij een softwareproject is dat niet anders. Uw data verhuizen mee. En net als bij een nieuwe woonst, wilt u uw nagelnieuwe CRM-systeem toch niet volstouwen met oude rommel? Voor CRM geldt: rubbish in = rubbish out. Daarom is het van cruciaal belang dat u datamigratie planmatig en tijdig aanpakt. De volgende stappen helpen u daarbij.

Leg vast welke data u nodig heeft in de nieuwe CRM-omgeving

Wat wilt u met CRM bereiken? En welke data heeft u minimaal nodig om er te geraken? Doe een data-audit van de actuele stand van zaken. Probeer bloot te leggen wat er schort aan uw huidige database en methodes om data te capteren.

Defineer eenduidig waar welke data voor staat

Leg ondubbelzinnig vast waar welke data moet voor staan. Is een klant die al 5 jaar geen order meer heeft geplaatst nog een klant? Hoe deelt u uw prospecten in, en is het onderscheid tussen de diverse types glashelder voor elke relevante gebruiker?

Probeer data zo veel mogelijk te structureren

Streef ernaar om bij de inrichting van het CRM-systeem cruciale data zo veel mogelijk te structureren in (verplicht in te vullen) velden. Beperk het aantal ‘vrije’ tekstvelden. U wilt immers snel statistieken, trends en inzichten uit CRM kunnen halen.

Bepaal uit welke diversiteit aan bronnen deze data zal komen

Lijst op uit welke bronnen u de nodige data vandaan zal halen. Het oude CRM-systeem bijvoorbeeld, maar ook lokale databases, ERP-bestanden, Outlook tot en met de stapel business cards op het bureau van uw sales team. Misschien koopt u best extra databases aan?

Laat data grondig opschonen en verrijken vóór de migratie

Importeer geen rommel in het nieuwe CRM-systeem. Zorg voor één schone, ontdubbelde, foutloze en zo compleet mogelijke dataset vóór u gaat migreren. U kan dit zelden volledig automatiseren. Verdeel het manuele opschoonwerk en maak uw werknemers verantwoordelijk.

Importeer data in een testomgeving

Importeer data eerst in een testomgeving, en doe een steekproef op kwaliteit en kwantiteit. Zijn alle data gemigreerd? Staan ze in de juiste velden? Zijn contacten gekoppeld aan de juiste accounts? Migreer pas na een positieve test uw dataset naar de operationele omgeving.

Maak duidelijke afspraken naar gebruik en onderhoud

Starten met een schone lei heeft maar zin als u ook duidelijke afspraken heeft gemaakt over de vervolgstappen. Leg vast welke data door wie, hoe, in welke vorm en met welke regelmaat wordt aan- en ingevuld. Anders zit u zo weer opgescheept met een onbruikbaar systeem.

Een degelijke CRM-partner weet hoe cruciaal datamigratie is. Hij zal u daar bij het begin van elk traject op wijzen, én u helpen bij elke stap in het datamigratietraject. Een beslagen CRM-partner beschikt ook over technische tools om bepaalde stappen in het proces deels te automatiseren.

Meer weten?

Op 1 oktober organiseren we een CRM-praktijknamiddag bij onze klant Van Gelder. Meer informatie daarover vindt u hier.

Heeft u die dag geen tijd om langs te komen, en wil u toch graag weten hoe CRM u van uw business pains kan verlossen? Maak dan een vrijblijvende afspraak met één van onze CRM-experts. Wij komen graag bij u langs. U bent uiteraard ook van harte welkom in Helmond voor een babbel en een kopje koffie. Laat ons weten via het contactformulier wat we voor u kunnen doen.

Liever eerst wat bijlezen? Volgende artikels vindt u misschien wel interessant

Auteur: Muriel Reyserhove. Muriel Reyserhove op Google+LinkedIn en Twitter


Blijf op de hoogte

Blijf op de hoogte

Schrijf je in op onze e-mail nieuwsbrief:

Schrijf je in op onze e-mail nieuwsbrief